Acest nume, prescurtat de obicei GTD, ascunde o metodologie de crestere a productivitatii inventata deDavid Allen, si care se bucura de o popularitate extrem de mare mai ales in rindul persoanelor din zona IT. Nu stiu daca acest lucru se datoreaza terminologiei folosite (exista expresii ca open loop, inbox zero, etc), sau suportului extraordinar al comunitatii in crearea de softuri care implementeaza aceasta metodologie, cert e ca GTD a reusit sa creeze intr-o fereastra de timp mica, din 2001 si pana azi, un curent stabil de adepti uneori fanatici.
Definirea GTD ca si “metodologie” suna destul de pompos, si cred ca face un deserviciu principiilor expuse, pentru ca GTD este, pana la urma doar un set simplu de reguli care te vor face sa devii mai productiv in ceea ce faci. Indiferent de ce faci. Cartea de capatai este “Getting Things Done – The Art Of Stress Free Productivity“, carte pe care, in urma cu aproape doi ani, am citit-o in cateva ore.
Deci, pe scurt, ce e GTD, si de ce te-ar putea interesa?
Cel mai important concept, fundamentul metodologiei, este Inbox Zero. David Allen sustine ca ne folosim gresit creierul, punindu-l sa tina minte tot felul de lucruri, transformindu-l dintr-un instrument de creatie intr-un rolodex. Stresul pe care il resimtim atunci cand facem ceva e datorat nu lucrului pe care il facem in acel moment, ci, mai degraba, lucrurilor pe care nu le facem. In loc sa acordam toata energia noastra activitatii curente, inconstient, ne gandim la lucrurile pe care nu le-am facut inca, pe care le avem de facut, pe care ar trebui sa le facem. Ne gandim la ele pentru ca, intr-un anumit mod, ele sunt inca deschise, nu sunt procesate, sunt ceea ce GTD numeste “open loops”… Si cum resursele noastre sunt limitate, curind nu mai suntem de fapt in stare sa facem nimic, intram intr-un blocaj care poate fi definit in foarte multe feluri, dar care e generat de un singur simptom: stressul.
David Allen propune sa scapam de acest stress prin golirea completa a Inbox-ului, a zonei care gestioneaza activitatile, degrevand creierul de un efort inutil, si lasindu-l sa se concentreze pe ceea ce stie sa faca mai bine, pe creativitate. Un alt termen GTD celebru pentru definirea starii de liniste obtinute in urma golirii inbox-ului este “Mind like water”, termen imprumutat din artele martiale, discipline cu care, in multe puncte, GTD se suprapune. Golirea Inbox-ului inseamna pur si simplu scoaterea din cap a tuturor lucrurilor care ne preocupa, si punerea lor intr-un sistem in afara noastra, in care avem incredere total: de la sarcini de serviciu pana la datorii casnice, de la relatii pana la lucruri, de la incaperi fizice (golirea biroului, a garajului) pana la obiective pe care ni le-am propus. In noiembrie 2005, cand am avut prima sesiune de Inbox zero, mi-am luat efectiv toate lucrurile despre care avusesem cunostinta vreodata, de la carti pana la facturi, de la chitante pana la carti de vizita, si, timp de doua zile, am stat si le-am procesat (despre procesare putin mai tarziu). Senzatia pe care am avut-o dupa ce am terminat a fost incredibila. Realmente incredibila. Senzatia e descrisa atat de David Allen cat si de adeptii GTD ca fiind una de usurinta extraordinara. In acel moment esti pur si simplu “in the flow”.
Cum poti sa ajungi la Inbox Zero? Pur si simplu te apuci sa pui la gramada tot ce ai, tot ce gandesti, pana cand nu mai ai nimic. Da, asa e, o sa-ti ia foarte mult timp. Mie mi-a luat doua zile. David Allen sustine ca prima sesiune de Inbox Zero poate dura de la cateva ore pana la cateva zile. In aceste sesiuni trebuie sa scrii pe o hartie absolut tot ce te preocupa, absolut tot ce ai in cap in acel moment: fie ca e vorba de o idee, o senzatie, o emotie, un concept complex, si sa inventariezi tot ce ai: carti pe care vrei sa le citesti, gadgeturi pe care le folosesti, unelte, absolut tot. Desi pare extrem de dificil, dupa un anumit numar de iteratii, vei fi ajutat chiar de tine. Dupa, sa zicem 100 de lucruri pe care le-ai scris, vei observa ca incepe sa se faca lumina, creierul tau incepe sa devina mai relaxat si, chiar daca mai ai de scris inca, sa zicem 300 de lucruri, o vei face mult mai cursiv, mai simplu. In timp, golirea Inboxului ar trebui sa devina un obicei, o activitate de impuls, pe care o faci natural.
Dupa ce ai scris tot, te apuci sa procesezi. Inca nu faci nimic in acest moment, e foarte important sa nu faci inca nimic. Doar rasfoiesti, revezi, punct cu punct. Si vezi daca respectiva idee, lucru, propozitie poate fi corelata cu o actiune. GTD numeste acest pas: “Is it actionnable?”. Daca da, vei actiona intr-un fel, daca nu, vei face altceva, dar e foarte important sa-ti dai seama din acest punct daca ceea ce ai scris sau ceea ce tii in mina poate fi corelat cu o actiune.
Sa presupunem ca ai raspuns Da, la intrebarea de mai sus. Ok, putem sa actionam in legatura cu lucrul ala. Cum? Aici ai cateva optiuni foarte simple, si de aici incolo incepe ceea ce multi numesc magia productivitatii prin GTD. Pentru ca, contrar opiniei generale, un proiect nu este un bloc compact de activitate pe care trebuie s-o depui, el este compus din actiuni mai mici, care se succed una dupa alta, fiecare presupunind-o pe urmatoarea. Conceptul de Next Actions este de fapt miezul GTD, si el aduce imbunatitirile dramatice. Pentru fiecare proiect sau sarcina exista intotdeauna “cea mai apropiata actiune” pe care o poti face pentru a te debloca. Asa ca, daca respectivul lucru poate declansa o actiune, sau poate fi legat in vreun fel de o actiune, defineste-o.
In teorie lucrurile nu par spectaculoase, insa in practica te asigur ca sunt. Imagineaza-ti ca ai de facut o prezentare pentru un client important, stii ce trebuie sa faci si stii si de ce, dar totusi, inexplicabil, esti tintuit in fata monitorului, uitandu-te la un PowerPoint gol, incapabil sa apesi o tasta. De ce? Pentru ca proiectul e in acel moment pentru tine un bloc compact pe care nu stii cum sa-l apuci. Nu i-ai definit Next Actions. Asa ca stai si te gandesti si ajungi la concluzia ca pentru a incepe prezentarea ai nevoie de research. Dupa care de analiza. Dupa care de implementare si testare. Asa ca, in loc sa te zgaiesti la o pagina goala a unui soft de facut prezentari, deschizi un browser, incepi sa faci research si sa iti notezi concluziile. Ai definit “cea mai apropiata actiune”.
Evident, nu toate proiectele au “next actions”, exista si actiuni simple care pot fi facute intr-o singura iteratie, cum ar fi un telefon, sau trimiterea unui email.
Dupa ce ai decis care sunt “next actions” pentru un lucru, ai la dispozitie 3 optiuni:
- daca dureaza mai putin de 2 minute, fa-o atunci
- daca dureaza mai mult:
- fie o amani si o pui intr-un folder “Fa cand ai timp”
- fie o delegi si astepti rezultatele de la cel caruia ai delegat
Sa presupunem insa ca ai raspuns “Nu” la intrebarea: “acest lucru are o actiune atasata?”. Aici e mult mai simplu:
- fie arunci/stergi taskul
- fie il pui deoparte intr-un folder “Poate/Candva”
- fie il pastrezi ca referinta pentru priecte (poate fi vorba de un material suport, research, care prin definite nu are o actiune atasata)
Asta-i tot, asta e toata procesarea pe care GTD ti-o recomanda pentru un singur lucru. Vei observa ca exista o gramada de lucruri care se pot face in 2 minute. Incredibil de multe… Si vei vedea ca sunt si incredibil de multe lucruri de care nu mai ai nevoie, sau care sunt pur si simplu balast. La un moment dat o sa termini. Felicitari, ai terminat primul tau “review” ca proaspat GTD-freak. Te asigur ca te vei simti mult mai bine, si ca, printr-un mecanism pe care nu-l intelegi inca, te vei raporta altfel la timp: o sa ai brusc mult mai mult. La inceput eu am fost chiar usor derutat: ok, si ce o sa fac cu acest timp in plus? E un simptom clar al faptului ca esti obisnuit ca lucrurile “sa dureze”, “sa-ti ia mult timp”, si in acelasi timp e un simptom ca aceste perceptii tind sa dispara.
Pentru a mentine aceste rezultate e nevoie insa de consistenta si disciplina in aplicarea regulilor – si apropierea de artele martiale mentionata mai sus nu e intamplatoare.
In primul rind, review-ul trebuie facut saptaminal. Poate lua cateva ore si poate fi anevoios la inceput, insa este vital. Trebuie trecut prin absolut toate lucrurile pe care le-ai scris, pana cand nu mai ramine nici unul procesat. Recomandarile lui David Allen pentru “weekly review” indica ziua de vineri, pentru a avea un week-end linistit, insa asta depinde foarte mult de programul fiecaruia.
In al doilea rand, golirea constanta a inboxului mental trebuie sa devina un obicei. David Allen recomanda purtarea unui carnetel (Moleskine, de preferinta ) in care sa-ti notezi ideile, sarcinile, etc, pe masura ce ele iti vin. Daca lucrezi mult la calculator e si mai simplu, pentru ca poti face asta folosind aplicatii specializate. Pe Mac, folosesc de aproape un an o combinatie de Quicksilver si iGTD, dupa ce am lucrat cateva luni cuThinkingRock, o aplicatie Java. In curind, pentru cei interesati, o sa scriu cateva review-uri despre modul in care folosesc impreuna aceste softuri.
Si in al treilea rind, spargerea unui proiect in “next actions”, si identificarea “celei mai apropiate actiuni” trebuie sa devina obiceiuri. Am participat cred la sute de meetinguri in care se expuneau idei si planuri superbe, insa, din cauza faptului ca nici unul din participanti nu definea “next actions” , care sunt urmatorii pasi de facut, proiectele se blocau.
Mai sunt multe de spus, dar, in mare, cam acesta este GTD, la o prima vedere.